人事合规管理系统（HR SaaS）注册用户隐私政策

生效日期：2026年5月30日

本隐私政策适用于法务通（深圳）科技有限公司（以下简称「我们」）开发及运营的人事合规管理系统（以下统称「本系统」），包含 Web 端管理后台、小程序及所有配套服务。

我们深知人力资源数据包含大量员工人事、薪酬、考勤、档案等敏感信息，高度重视所有注册用户（含企业管理员用户、企业普通员工用户，以下统称「您」）的个人隐私与数据安全。本政策将清晰说明我们如何收集、使用、存储、共享、保护您的个人信息，以及您享有的个人信息管理权利。

在您注册账号、登录使用本系统人事管理、考勤打卡、薪酬核算、绩效考评、招聘入职、员工自助、电子劳动合同等全部功能前，请您仔细阅读并充分理解本政策全部内容。您点击【同意并继续注册】、注册账号、登录及使用本系统服务，即表示您已充分阅读、理解并自愿同意本隐私政策全部条款。

一、定义与适用范围

1.1 名词定义

• 个人信息：指以电子或者其他方式记录的与已识别或者可识别的自然人有关的各种信息，包含账号手机号、姓名、岗位、部门、入职时间等基础人事信息。
• 敏感个人信息：指一旦泄露、非法提供或滥用，极易危害人身、财产安全或侵害人格尊严的信息。结合 HR 系统业务场景，包含：身份证号码、人脸生物识别信息、银行卡账户信息、薪酬薪资数据、医疗体检信息、婚姻状况、紧急联系人信息、考勤定位轨迹等。
• 企业管理员用户：企业授权的人事、行政、财务管理人员，拥有员工信息查看、录入、编辑、导出、权限分配等后台管理权限。
• 普通员工用户：企业内部员工，仅拥有个人档案查看、考勤打卡、薪资查询、请假申请、绩效查看等员工自助权限。

1.2 适用范围

本政策适用于所有注册、登录、使用本系统全部功能的自然人用户，不适用于经过匿名化、去标识化处理后无法识别特定自然人的统计数据。

二、我们收集的个人信息及收集目的

我们遵循合法、正当、必要、最小化原则，仅收集提供 HR 管理服务必需的信息，不会强制收集与业务无关的个人信息，区分注册必填信息与可选授权信息。

2.1 账号注册与实名认证所需信息（必填）

收集内容：手机号码、登录账号、登录密码、用户姓名；企业管理员额外收集企业名称、统一社会信用代码、营业执照信息。

使用目的：完成账号注册、身份核验、账号登录、找回密码、接收系统通知、保障账号使用安全，杜绝非法账号注册。

2.2 人事档案管理所需信息（企业用工必需）

收集内容：身份证信息、户籍地址、现居住地址、学历信息、工作履历、紧急联系人及联系方式、劳动合同信息。

使用目的：完成员工入职建档、劳动合同管理、员工异动（调岗、离职）办理、人事台账统计，满足企业人力资源合规管理及国家劳动用工法规要求。

2.3 考勤与打卡服务所需信息（按需授权）

收集内容：设备信息、打卡地理位置、WIFI 信息、人脸生物识别信息（人脸打卡场景）、打卡时间记录。

使用目的：实现上下班打卡、外勤打卡、考勤异常校验、考勤数据自动统计；人脸信息仅用于本人考勤核验，不用于其他任何人脸识别场景。

2.4 薪酬与社保公积金服务所需信息

收集内容：银行卡号、开户行、薪资明细、社保公积金缴纳基数、参保信息、个税申报信息。

使用目的：完成薪资核算、工资发放对接、社保公积金申报、个人所得税自动申报，履行企业用工薪酬发放法定义务。

2.5 系统运行自动收集信息

收集内容：设备型号、操作系统、设备唯一标识、登录 IP 地址、操作日志、页面访问记录。

使用目的：保障系统稳定运行、排查系统故障、防范账号异常登录、抵御网络攻击、优化系统使用体验。

2.6 无需收集的信息

我们不会主动收集您的宗教信仰、政治面貌、生物基因、健康隐私病史等与人力资源管理服务无关的信息；不会在未获得您单独授权的情况下，开启麦克风、相册、通讯录等无关设备权限。

三、个人信息使用规则

我们仅按照本政策载明的目的使用您的个人信息，不会超出使用范围；针对敏感个人信息，将采取加密隔离、权限严控等专项保护措施。具体使用场景如下：

1. 服务履约使用：用于完成本系统全部 HR 业务功能，包括人事建档、考勤统计、薪资发放、绩效评估、招聘管理、员工自助审批等核心服务。
2. 系统通知推送：通过短信、系统站内信、APP 推送，向您发送考勤提醒、审批结果、薪资发放通知、系统版本更新、安全告警等服务消息。
3. 安全风控：识别异常登录、恶意操作、批量数据导出等风险行为，保护企业员工数据与账号安全。
4. 合规审计：留存操作日志、人事数据记录，配合劳动监察、税务、公安等监管部门合规核查。
5. 匿名数据分析：对全量数据做去标识化、匿名化处理后，用于系统功能迭代、行业人力资源数据统计分析，该类数据无法定位到任何单个自然人用户。

特别说明：所有员工个人信息仅对所属企业授权管理员开放，我们不会跨企业共享员工人事、薪酬、考勤数据。

四、个人信息存储与保留期限

4.1 存储地点

您的全部个人信息均存储于中国大陆境内合规服务器，不会未经审批向境外传输任何个人信息；若后续因业务需要进行数据跨境传输，我们将严格履行国家数据出境安全评估流程，并单独获取您的授权同意。

4.2 存储期限

• 账号基础信息：保留至您注销账号后 180 天，用于解决账号纠纷、安全追溯；
• 员工人事、考勤、薪酬用工数据：按照《民法典》《民事诉讼法》《劳动合同法》《会计档案管理办法》的要求，员工离职后依法留存 3 年备查；
• 系统操作日志：留存 180 天，用于安全审计与故障排查；
• 超出保留期限后，我们将对您的个人信息进行彻底删除或不可逆匿名化处理，不再保留任何可识别个人身份的数据。

五、个人信息共享、转让与公开披露

5.1 第三方共享场景（仅服务必需，严控最小范围）

我们不会向无关第三方出售、出租您的任何个人信息，仅在以下必要场景共享数据，且均会与第三方签署严格的数据保密协议，约束其数据使用权限：

• 云服务器服务商：存储系统运行数据，仅提供基础算力服务，无法读取业务明文数据；
• 短信服务商：用于发送验证码、业务通知短信；
• 银行/代发薪机构：仅传输薪资发放必需的姓名、银行卡号，用于工资代发；
• 第三方人脸核验服务商：仅用于本人考勤身份核验，人脸数据核验后即时销毁，不做留存。

5.2 数据转让

若发生公司合并、收购、资产转让等变更，涉及个人信息转移的，我们将提前公示告知，并要求受让方继续遵守本隐私政策；若受让方变更隐私保护规则，将重新获取您的授权同意。

5.3 公开披露

除以下情形外，我们绝不公开披露您的个人信息：①获得您本人书面明确同意；②配合司法机关、行政监管部门依法执法要求；③应对紧急事件，保护用户及公众生命财产安全。

5.4 无需征得同意的例外情形

为履行劳动合同、企业人力资源管理义务、应对公共安全事件、执行法定公务、处理已公开信息等法定场景，我们可依法处理相关个人信息，无需另行获取您的单独同意。

六、我们采取的数据安全保护措施

针对 HR 系统高敏感人事数据特性，我们搭建全链路安全防护体系，防范数据泄露、篡改、丢失、非法访问风险：

1. 技术安全防护：采用 SSL 传输加密、数据库存储加密、敏感字段脱敏处理，薪酬、身份证、银行卡等核心数据全程密文存储；部署防火墙、数据防泄漏系统，拦截非法数据导出与外发行为。
2. 权限分级管控：实行账号最小权限原则，普通员工仅可查看本人信息；企业管理员权限分级，严禁无权限人员批量导出、拷贝员工敏感数据，所有数据导出操作全程留痕审计。
3. 内部人员管控：公司内部运维、研发人员禁止私自查看用户业务数据，所有后台人员签订保密协议，实行访问权限审批制度；定期开展数据安全与隐私保护专项培训。
4. 安全事件应急处置：建立数据泄露应急预案，若发生个人信息安全事件，我们将第一时间采取止损措施，及时向监管部门报备，并通过短信、站内信向受影响用户告知事件详情、处置方案及防范建议。

七、您享有的个人信息主体权利

依据《个人信息保护法》，您享有以下完整权利，您可通过系统自助功能或联系我方客服行使权利：

7.1 知情权与访问权

您可随时登录系统个人中心，查看我们存储的您本人全部个人信息、信息使用记录与授权范围。

7.2 更正与补充权

若系统内您的个人档案信息存在错误，可自助在线修改，或联系企业管理员、我方客服申请更正，我们将在 3 个工作日内完成处理。

7.3 删除权

出现以下情形，您可申请删除本人个人信息：①我们违规收集、使用个人信息；②您撤回授权同意；③账号注销且无需继续留存数据。我们将在核验身份后 5 个工作日内完成数据删除。

7.4 撤回授权权

您可随时在手机系统设置关闭定位、相机等设备授权，撤回对应信息收集权限；撤回后对应考勤打卡、人脸打卡功能将无法正常使用，您知晓并认可该功能影响。

7.5 账号注销权

您可自主申请注销本系统账号，账号注销后，我们将停止为您提供全部服务，并按法定留存期限清理您的个人信息；注销后无法恢复账号及历史数据，请您谨慎操作。

7.6 投诉申诉权

若您对个人信息处理有异议，可通过官方联系方式发起投诉，我们将在 7 个工作日内予以回复并处理。

7.7 重要使用温馨提醒

结合人力资源业务数据归档、系统功能特性及隐私风险防控需求，特此向全体用户作出重要使用提醒：

1. 系统内考勤记录、薪资明细、审批单据、个人人事异动等时效性业务数据，建议各位员工按月自行登录系统下载备份，避免因数据法定留存期限到期、账号注销等情况，导致个人业务数据无法查阅、找回；
2. 针对入职合同、调岗协议、绩效确认单、薪酬确认单、离职交接单等各类人力资源业务流程文书，除系统内电子存档外，建议员工务必完成线上电子签名确认，同时自行留存纸质签字版文书，形成电子档案 + 纸质档案双重留存，进一步保障自身劳动权益与个人数据凭证完整；
3. 本系统搭载部分 AI 智能辅助功能，该类功能运行过程中需调用外部 API 接口完成数据交互与智能分析，接口传输过程存在不可控的数据流转风险，严禁所有用户在 AI 功能上传、粘贴、导入任何公司涉密文件、内部保密资料、未公开经营数据及核心人事机密信息，若用户违规上传涉密内容造成信息外泄、公司机密泄露等一切损失，均由操作人自行承担全部责任。

八、未成年人信息保护

本系统主要面向企业在职成年员工使用，不会主动收集未成年人个人信息。若特殊场景下不慎收集到未成年人信息，我们将立即删除对应数据；如需使用未成年人信息，我们将事先获取监护人明确同意，严格按照国家未成年人个人信息保护相关法规执行。

九、第三方服务链接说明

本系统可能包含第三方官网、小程序、支付服务等外部链接，第三方平台独立制定自身隐私政策，我方不对第三方平台的个人信息处理行为承担责任。您在访问第三方页面时，请自行查阅其隐私政策，保护自身隐私安全。

十、隐私政策的更新与告知

1. 我们有权根据法律法规更新、业务功能迭代需求，适时修订本隐私政策；
2. 政策发生重大变更（如信息收集范围变更、数据共享规则变更）时，我们将通过系统弹窗、站内信、官网公告提前 7 日向您公示；
3. 政策更新生效后，您继续使用本系统服务即视为同意更新后的隐私政策。

十一、免责声明

• 因您本人主动泄露账号密码、主动向他人提供个人信息导致的隐私泄露，由您自行承担责任；
• 因不可抗力、黑客恶意攻击、第三方网络漏洞等非我方可控因素导致的数据泄露，我方不承担相应法律责任，但会第一时间启动应急处置；
• 企业管理员在自身权限范围内导出、使用员工数据，由所属企业承担对应数据管理责任，我方仅提供系统技术服务。

十二、联系方式

如您对本隐私政策有任何疑问、意见、投诉或个人信息权利申请，可通过以下方式联系我们：

• 数据保护负责人邮箱：fawutong@xys.com
• 联系地址：深圳市龙岗区龙城街道盛平社区龙平东路 424-428 号

十三、争议解决

凡因本隐私政策的订立、效力、履行、解释及争议解决产生的一切纠纷，双方应首先通过友好协商方式解决；若协商无法达成一致，双方一致同意将全部争议提交深圳国际仲裁院，按照申请仲裁时该会现行有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁地为深圳，仲裁裁决为终局裁决，对双方均具有法律约束力，一裁终局，双方均不得再就同一纠纷向人民法院提起诉讼或寻求其他争议解决途径。